La flexibilidad y los beneficios del trabajo remoto han convertido este modelo en uno de los preferidos en la actualidad. Los empleados buscan evitar el tráfico matutino y los entornos laborales caóticos. Por otro lado, los empleadores ahorran significativamente al no alquilar ni mantener grandes oficinas que generan altos costos operativos.
Para quienes están comenzando un negocio en 2025, el hot desking puede representar un gran ahorro, especialmente para startups que están en sus primeras etapas y necesitan optimizar recursos. Muchas empresas nuevas están reconsiderando los escritorios compartidos y otras formas de asientos flexibles para adaptarse a las nuevas formas de trabajo y mantenerse eficientes en costos.
Antes de comprometerte con un plan de espacio de trabajo, pregúntate si el hot desking se alinea con los objetivos de tu negocio y si puede adaptarse a las demandas cambiantes de tu equipo.
Sin embargo, el trabajo remoto no reemplaza por completo los beneficios que ofrece un entorno de oficina. Por ejemplo, las oficinas físicas favorecen una mejor colaboración, un seguimiento y monitoreo más efectivos, y las pausas espontáneas en los espacios comunes que suelen generar ideas innovadoras. A pesar de estas ventajas, si eliges el trabajo remoto o el freelance, es importante saber que existen excelentes plataformas para freelancers, donde puedes registrarte y comenzar a buscar los proyectos que mejor se adapten a tu perfil.
Las empresas han encontrado una solución intermedia mediante la adopción del modelo híbrido de trabajo. Un informe sugiere que el 63 % de las empresas con alto crecimiento en ingresos han adoptado este modelo. Esto ha impulsado el auge del hot desking, que se ha convertido en la respuesta ideal para el trabajo híbrido.
¿Qué es el hot desking?
El hot desking es un modelo en el que los empleados ocupan un escritorio disponible en lugar de tener uno asignado de forma fija, como en los modelos tradicionales. Por ejemplo, WeWork utiliza un sistema de hot desking donde los trabajadores toman cualquier escritorio disponible y registran su turno al llegar a la oficina. Este modelo también ha ganado popularidad en oficinas privadas para optimizar el uso del espacio.
Además, el 37 % de las organizaciones a nivel mundial planea aumentar su uso de espacios de coworking o flexibles tras la pandemia.
Aunque el hot desking permite a los empleados elegir dónde sentarse según los escritorios disponibles, es esencial contar con un sistema funcional para gestionarlo e implementarlo adecuadamente. Grandes empresas como Deloitte y Microsoft han implementado con éxito el hot desking, mejorando la comunicación y colaboración, gracias a la adopción de herramientas avanzadas. No obstante, la falta de una gestión e implementación adecuada podría generar empleados insatisfechos, afectando el ambiente laboral.
Ventajas del hot desking en los lugares de trabajo modernos
El hot desking ofrece múltiples beneficios que aumentan la flexibilidad y eficiencia en el entorno laboral. Permitir que los empleados elijan dónde sentarse cada día puede ayudar a las empresas a reducir costos y fomentar una atmósfera más colaborativa y dinámica.
- Reducción de costos inmobiliarios
Una de las razones más atractivas para implementar el hot desking es el ahorro en costos inmobiliarios. Al no necesitar un espacio de trabajo dedicado para cada empleado, las empresas pueden reducir el tamaño de la oficina y pagar únicamente por el espacio utilizado. Este modelo es ideal para startups y emprendedores que buscan ahorrar al máximo sin sacrificar la presencia en un espacio profesional y bien equipado.
- Fomento de un entorno laboral más dinámico
El hot desking crea un entorno laboral abierto y flexible donde se anima a los empleados a interactuar con colegas de diferentes departamentos. Esto promueve el trabajo en equipo y el intercambio de ideas, lo que puede generar soluciones creativas e innovación. Al cambiar de ubicación cada día, los empleados tienen la oportunidad de colaborar con nuevos compañeros, aportando perspectivas frescas.
- Espacios ágiles para mayor flexibilidad
El hot desking permite una gestión ágil del espacio de oficina, adaptándose a las necesidades cambiantes del negocio. Las empresas pueden ajustar el tamaño y la disposición de las oficinas en función de la cantidad de empleados o las actividades requeridas, como plazos de proyectos o eventos especiales. Esto facilita la adaptación a las rápidas dinámicas del mercado actual.
- Apoyo al trabajo híbrido y remoto
El hot desking se alinea perfectamente con las necesidades actuales del trabajo híbrido y remoto. Este modelo permite a los empleados reservar escritorios según sea necesario, disfrutando de las ventajas sociales y colaborativas del trabajo en oficina, sin complicaciones logísticas ni asientos permanentes. Además, fomenta la inclusión y el equilibrio entre la vida laboral y personal, al ser ideal para quienes trabajan desde casa algunos días y en la oficina otros.
Desventajas comunes del hot desking
Aunque el hot desking ofrece numerosas ventajas, también existen algunos inconvenientes que deben tenerse en cuenta. Cuanto más consciente sea la empresa de estos problemas, más fácil será abordarlos de manera proactiva y hacer que la transición al hot desking sea fluida y agradable para los empleados.
- Insatisfacción de los empleados
Una de las principales quejas sobre el hot desking es que puede resultar frustrante para los empleados no contar con un espacio de trabajo permanente y personal. Algunas personas no pueden “instalarse” y hacer de su espacio algo propio, lo que puede hacer que se sientan incómodos y desconectados. Para mitigar esto, los empleadores pueden permitir que los empleados tengan “bases” o “zonas” designadas dentro de la oficina, lo que fomenta el sentido de propiedad, manteniendo al mismo tiempo la flexibilidad del modelo.
- Falta de espacio personal
Cuando no se permite la asignación de escritorios, varios empleados pueden enfrentar dificultades al no contar con un lugar propio para guardar objetos valiosos o planificar su trabajo. Empacar todo al final del día y reordenar al comenzar puede resultar incómodo, especialmente para quienes necesitan un entorno estable para planificar proyectos a largo plazo. En este caso, disponer de taquillas o algún lugar para almacenamiento personal podría resolver este problema, asegurando comodidad y seguridad para todos los empleados.
- Problemas de higiene y limpieza
El hot desking puede generar preocupaciones relacionadas con la limpieza e higiene. Los empleados pueden sentirse incómodos al compartir escritorios con otros y preguntarse si el espacio se limpia entre un uso y otro. Para abordar este problema, las empresas deben implementar protocolos de limpieza que garanticen la desinfección regular de los escritorios y las áreas comunes. Además, proporcionar productos de limpieza, como toallitas o desinfectante de manos, permite que los empleados cuiden su propio espacio.
- Problemas de seguridad y privacidad
Otro inconveniente del hot desking son los posibles problemas de seguridad y privacidad. Los empleados pueden sentirse inseguros al dejar materiales sensibles en sus escritorios o preocuparse por si otras personas acceden a ellos inadvertidamente. Para resolver esto, el empleador puede ofrecer instalaciones de almacenamiento seguro, como gabinetes o cajas fuertes con llave, e implementar directrices claras para la gestión de la información confidencial en un espacio compartido.
- Complejidad del sistema de reservas
Sin un sistema eficaz para gestionar las reservas de escritorios, el hot desking puede generar confusión y frustración. Los empleados pueden llegar a la oficina y encontrar que su escritorio preferido ya está ocupado o verse abrumados por la complejidad del sistema de reservas. Las empresas deben invertir en software de hot desking intuitivo que permita a los empleados reservar y consultar la disponibilidad de escritorios en tiempo real, garantizando una experiencia fluida y sin estrés para todos.
¿Cómo funciona el hot desking?
Según Forbes, el 61% de los empleados prefieren trabajar de manera remota, mientras que el 97% prefiere tener flexibilidad entre el trabajo remoto y los espacios de oficina. Esta tendencia creciente indica que el trabajo flexible es el enfoque del futuro para el empleo. En este contexto, el hot desking puede abrir una gran cantidad de ventajas para las organizaciones, ya que les permite reducir el tamaño de sus oficinas o incluso implementar el trabajo remoto a tiempo completo.
Con las organizaciones optando por este modelo, el 77% de las empresas aprovechan estas oportunidades para implementar el hot desking. Esto ayuda a reducir los costos inmobiliarios y operativos, ya que el hot desking permite a las organizaciones gestionar los espacios de trabajo a un costo más bajo.
Ahora, exploremos algunos aspectos clave del hot desking, y cómo las empresas pueden beneficiarse de adoptarlo en el futuro.
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La reserva de salas de reuniones se ha vuelto más flexible
La creciente tendencia del hot desking demanda una gestión más eficiente de las reservas. Ofrecer soluciones inteligentes de oficina a través de aplicaciones y plataformas web para reservar escritorios disponibles, así como salas de conferencias y otras instalaciones, se ha vuelto crucial.
Las oficinas que implementan soluciones de hot desking proporcionan plataformas de reserva para usuarios y clientes (empresas) que muestran la disponibilidad de los escritorios, lo que ayuda a gestionar las reservas y los horarios.
Esto permite establecer horarios flexibles según la disponibilidad de escritorios para evitar la doble reserva, además de ayudar a gestionar los recursos disponibles de manera más eficiente.
Accesibilidad a enchufes y cabinas telefónicas
Las instalaciones de hot desking cuentan con varios enchufes de corriente, puertos USB y puertos de internet para mayor comodidad y facilidad de uso. Dado que los empleados no tienen espacios de trabajo fijos, cualquier espacio disponible debe poder satisfacer sus necesidades. Además, las cabinas telefónicas permiten a los usuarios realizar o recibir llamadas en un entorno privado.
Estas instalaciones también pueden incluir áreas comunes como salones donde los empleados pueden socializar y realizar encuentros informales sin complicaciones.
Tecnología e internet
Casi todos los usuarios que aprovechan las instalaciones de hot desking están bien equipados con laptops y teléfonos inteligentes. Por lo tanto, es esencial que todas las instalaciones cuenten con Wi-Fi para facilitar el acceso a internet en la oficina.
Asimismo, algunos empleados pueden necesitar dispositivos adicionales al trabajar. Por ello, las instalaciones de hot desking pueden incluir conexiones VGA (Video Graphics Array), DVI (Digital Visual Interface) o HDMI (High-Definition Multimedia Interface) y monitores adicionales, lo que permite a los empleados usar pantallas secundarias mientras trabajan.
Espacio de almacenamiento personal
Otra característica importante de las instalaciones de hot desking es que proporcionan espacios de almacenamiento personal. Los empleados pueden dejar temporalmente sus pertenencias, como cuando asisten a reuniones o durante descansos o almuerzos. Es recomendable ofrecer compartimentos o casilleros seguros para que los empleados guarden sus pertenencias.
Razones para usar hot desking
Los dueños de negocios siempre buscan formas de mejorar la productividad de sus empleados. El hot desking ofrece una manera de reducir costos y aumentar la productividad.
- Mejora la satisfacción de los empleados: El hot desking beneficia a los empleados que no tienen un escritorio o espacio de trabajo permanente. Las investigaciones sugieren que el 46% de los trabajadores se sienten más productivos en un entorno de hot desking, ya que no tienen tanto tiempo para distraerse con proyectos personales u otras tareas que no están relacionadas con sus objetivos laborales.
- Fomenta la colaboración: El hot desking permite a los empleados colaborar más fácilmente, ya que tienen mejores herramientas y facilidades para hacerlo. Como no hay un espacio asignado para cada empleado y pueden moverse libremente, un rápido encuentro o reunión puede generar conexiones que den lugar a resultados fructíferos. Esto, a menudo, requiere el uso de herramientas de colaboración que agilicen los procesos y la comunicación.
- Facilita los espacios de trabajo híbridos: El hot desking es una excelente forma de facilitar los entornos de trabajo híbridos, donde se integran empleados que trabajan desde casa, trabajadores de oficina y freelancers que asisten ocasionalmente. Dado que no hay un espacio designado para cada persona, es más fácil acomodar a todos en la misma sala o área según sea necesario.
¿Cómo implementar el hot desking?
El hot desking busca asegurar un sistema de programación más efectivo y flexible. Sin embargo, la falta de adopción de un sistema de reservas adecuado puede reflejar una mala organización, lo que lleva a la doble reserva y a procedimientos repetitivos.
Por lo tanto, un escritorio compartido es ideal cuando cada miembro tiene la misma actitud y se preocupa por su entorno de trabajo. Es crucial identificar los departamentos de los empleados y categorizarlos. Por ejemplo, asignar a un vendedor y a un programador en el mismo espacio de trabajo podría afectar la productividad del programador, ya que el vendedor podría recibir llamadas frecuentes.
Para evitar estos inconvenientes, un diseño basado en roles con reglas claras puede ayudar a guiar a todos los usuarios y garantizar que todos mantengan una buena etiqueta en su entorno de trabajo.
Entonces, ¿cómo implementar correctamente el hot desking para evitar el caos en el espacio de trabajo?
Aquí te damos algunos consejos a seguir:
Evitar hacer reservas en escritorios fuera de servicio
Los escritorios fuera de servicio están disponibles sólo para ciertos miembros del equipo, lo que significa que esos escritorios no deberían estar disponibles para el hot desking. Muchas empresas mantienen un escritorio en desuso durante un largo período, pero ocupar esos escritorios vacíos puede generar desorden si el empleado llega a usar el espacio. Por lo tanto, desactivar las reservas en los escritorios fuera de servicio es el primer paso hacia el éxito.
Puedes utilizar una función de plano de oficina inteligente para visualizar los datos y ver los escritorios disponibles en tiempo real. Esto ayuda a los empleados a verificar los escritorios disponibles y hacer una reserva cuando estén libres.
Implementar Zoning y Hoteling
El hoteling es un sistema en el que los usuarios pueden reservar un escritorio con antelación. Esto les brinda los beneficios del hot desking y reduce la competencia diaria por los asientos. Un portal de reservas en línea para escritorios puede ser útil aquí.
Cuando las oficinas y salas de reuniones se reservan con meses de antelación, puede haber otras opciones más allá de las reservas de última hora. Para evitar esto, puedes dividir la oficina en “zonas” y dejar al menos una libre para su uso en caso de emergencia.
El zoning es un sistema en el que se asigna un área designada para que los miembros del equipo trabajen juntos. A menudo es una disposición temporal para proyectos específicos (que puede volverse permanente). Las investigaciones muestran que el 70% de los participantes en estudios informan que el diseño de espacios de trabajo basado en actividades puede aumentar la productividad.
Implementar estos métodos asegura suficiente flexibilidad en los espacios de hot desking, con los mejores escritorios disponibles durante varios días.
Establece reglas claras para el hot desking
Aunque el hot desking puede aumentar significativamente la eficiencia y productividad, es fundamental establecer algunas reglas básicas. Sin un área de trabajo específica, puede ser difícil para los empleados tomar responsabilidad y encargarse de sus estaciones de trabajo.
Algunas de las reglas más importantes para el hot desking incluyen:
- Limpieza: Uno de los principales desafíos del hot desking es la limpieza, ya que se reciben empleados de diferentes áreas. Los empleados deben dejar sus estaciones de trabajo tal como las encontraron. Dado que no hay un espacio designado para cada empleado, es importante establecer reglas sobre qué áreas están fuera de límites y cuáles deben ser utilizadas por todos.
- Elección del escritorio: Otra regla importante en el hot desking es cómo los empleados eligen sus espacios. Una regla básica es evitar reservar espacios para grupos específicos, reservar al menos con 24 horas de antelación, permitir un check-in tardío de hasta 2 horas, etc.
- Mantenimiento: Esto a menudo implica contratar personal de limpieza externo para cuidar del espacio de la oficina. Esto incluye el mantenimiento de las áreas comunes y el cuidado de los equipos, que deben ser gestionados por el departamento de TI.
- Consideraciones: Define reglas que establezcan el código de conducta en un entorno compartido. Pide a los empleados que sean conscientes de los demás, evitando hablar en voz alta o dejar pertenencias personales en los escritorios ajenos.
Para asegurar que las reglas sean aplicables, crea normas equitativas para todos en la oficina, para evitar sentimientos de parcialidad.
¿El hot desking es bueno para ti?
El hot desking puede ser una excelente manera de aumentar la productividad y reducir los costos operativos. Sin embargo, aunque los beneficios superan ampliamente las desventajas, es crucial asegurarse de que el proceso de implementación esté bien planificado.
Al establecer reglas claras para el hot desking, puedes garantizar que todos estén en la misma página. Seguir las principales tendencias del hot desking, como ofrecer herramientas y comodidades modernas junto con tecnología de reservas, puede ayudar a asegurar el éxito.
Para empezar, prueba ejecutar un programa piloto con un departamento específico en tu espacio de oficina para garantizar que el hot desking funcione para todos. Si tienes dificultades para gestionar el nuevo sistema, busca ayuda de un experto en gestión de oficinas o un consultor organizacional para hacer que el hot desking funcione para cualquier negocio, independientemente de la industria a la que sirva.
